Maak je eigen Document Beheer Systeem

Maak je eigen Document Beheer Systeem

Hoe richt je SharePoint handig en goed in voor jouw bedrijf zodat SharePoint gebruiken makkelijk wordt? SharePoint is Microsofts omgeving waarin medewerkers en andere gebruikers zaken kunnen delen in de breedste zin van het woord. SharePoint 

SharePoint wordt overigens niet alleen gebruikt voor (het gezamenlijk werken in) bestanden, maar ook voor het delen van (intern) nieuws. Organisaties zetten SharePoint in als intranet en als document beheer systeem.

Het is namelijk behalve opslag van bestanden voor de hele organisatie ook een punt om verschillende soorten informatie te delen. Eén van de grote voordelen is dat wanneer een medewerker de organisatie verlaat, zijn of haar account meestal gewoon kan worden gesloten

Er bestaat niet 1 manier om Sharepoint in te richten. Het belangrijkste is de veiligheid van de data en dat er een goed overzicht komt wie welke documenten mag bewerken, lezen of helemaal niet mag inzien.

Een structuur maken van jullie bedrijf daar begint het mee, een mogelijkheid kan zijn om te werken met groepen (afdelingen) deel deze in rollen (functieomschrijving) met daaraan de naam van de medewerker gekoppeld. Dit is maatwerk en voorbereiden op de inrichting is het halve werk. Er kan heel veel met SharePoint, hoe haal je alles uit SharePoint.

Naast dat je het kunt gebruiken als document beheer systeem is het ook ook een interactieve teamsite die je per afdeling kunt gebruiken en waar je gelijkertijd in een document kan werken. Op deze manier kun je overal veilig, productief en efficient samenwerken op elk moment op elk apparaat, waar je maar wilt.

Uitbreiden kan altijd

De basis voor je documenten die je kunt gebruiken in Teams en via Power Automate en Power Apps kun je allerlei processen automatiseren.